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口頭説明は「話した時系列」に支配されるから悪

言いたいことが確実に伝わる 説明力 (アスカビジネス)

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どんなときでもバッチリ伝わる!説明力があがるコツ

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「口で説明した方が早い」「口頭の方が伝わる」と思っているのは、発信者だけだ。受信する側は、話された順に情報を受信するので、発信者が話をする時系列に支配される。これは受信者の理解を妨げる大きな要因になる。

話した側は、話しながら頭の中で情報を整理できるので、話す前よりも理解度が増した気になってなかなか気付きにくい。

しかし、話される側からすると、自分が理解したい順に情報が得られず、「ところで最初に言っていた○○のところが引っかかってるんですけど」となったりしがち。口頭だと形に残らないので後から見返したりもできないので、受信者が自分の意思で「理解を深める」ための策が取れない伝達方法なのだ。

話者の説明の仕方が上手か下手か、といった話は意味がない。どれだけ「上手だ」と評判でも、ある人に伝わらなければ、その人にとっては「説明下手」としか思わない。話を理解してもらいたい人に伝わらければいけないのだ。

で、口頭説明という伝達方法は、「話者が話した順に理解することを強要する」「何を言われたか振り返れない」という点で、書類伝達より劣っているといえる。

発信する側は早口でまくし立てて「発信」さえすれば伝えた気になれるが、受信者はそうはいかない。理解のスピードもあるし、「結論を逆算していくとこうも言える」というような、話した時系列を遡っての理解も深めづらい。

一方、それを紙に書き出して書面で伝えたらどうなるか。

受信者は自分のスピードで読めるし、何度でも同じところを読み返せるから、理解度が高まる。最後の行から手前の行に遡って考え直すことも容易だ。

それに、不明点があればその単語に丸を付けたり、関係性を矢印で結んだりすることで、不明点を図式化・可視化しやすい。こうすれば質問する側としても、される側としても、認識共有がしやすい。

急いでいる場合は口頭の方が伝達スピードは早いかもしれない。しかしそれは「早く発信できる」だけであって、「早く受信して理解できる」とは限らないのだ。急いでいる時に連絡ミスが発生するのは、この性質を理解していない人が起こしがち。

口で話して伝わった気になるのは話す側だけ。今すぐ止めよう。どんなことでも文章に書き出そう。